INFORMATIVA PRIVACY
Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo “alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE” (il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati o GDPR), FOMAS S.p.A. (d’ora in poi “FOMAS” o il “Titolare”), con sede legale in Via Vincenzo Gioberti n. 1, 20123 Milano, nella sua qualità di “Titolare del trattamento”, è tenuta a fornirLe certe informazioni riguardanti le ragioni per cui i Suoi dati personali saranno oggetto di trattamento e con quali modalità.
1.Raccolta e base giuridica del trattamento dei Suoi dati personali
In linea generale, FOMAS, raccoglie i dati direttamente da Lei al momento dell’instaurazione del rapporto contrattuale. Tali dati possono essere, ad esempio: (i) estremi identificativi e dati personali (e.g., nome, cognome, indirizzo, telefono, fax, e-mail); (ii) dati finanziari ed economici, inclusi estremi bancari.
Le basi giuridiche del trattamento dei Suoi dati personali sono:
a) il rapporto contrattuale instaurato tra Lei e FOMAS (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR)
b) l’adempimento di obblighi legali ai quali è soggetta FOMAS (e.g. in materia di Export Control) (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).
2.Finalità del trattamento dei dati
I dati personali che La riguardano sono trattati da FOMAS per le seguenti finalità:
a) gestire il rapporto contrattuale (e.g., raccogliere informazioni preparatorie per il contratto e ottimizzare i servizi forniti da FOMAS sulla base delle preferenze del cliente/fornitore, nonché di sue richieste, suggerimenti di miglioramento e reclami);
b) adempiere ad obblighi di legge, a regolamenti, a normative comunitarie o extracomunitarie o a istruzioni emesse da autorità di regolamentazione;
c) adempiere a tutti gli aspetti di natura amministrativa, contabile, previdenziale e fiscale inerenti al rapporto contrattuale.
d) Effettuare sondaggi, inviare questionari di gradimento e ogni altra comunicazione relativa alla vendita/pubblicizzazione dei prodotti venduti o di prodotti analoghi a quelli già acquistati dall'interessato.
La comunicazione di dati personali per le finalità di cui alle precedenti lettere a), b) e c) è essenziale ed indispensabile per poter adempiere, in tutto o in parte, al contratto e per assolvere gli obblighi di legge; pertanto, qualsiasi rifiuto di fornire tali dati renderebbe de facto impossibile a FOMAS svolgere tali attività.
In relazione alla lettera d) il trattamento dei dati è facoltativo, l’interessato può sempre opporsi a tale trattamento nelle modalità indicate.
Se FOMAS intendesse utilizzare i Suoi dati personali per finalità incompatibili con quelle per cui tali dati sono stati in origine raccolti, gliene darà previo avviso.
3.Come saranno trattati i Suoi dati personali
I Suoi dati personali saranno trattati attraverso supporto cartaceo e/o informatico e la logica sottostante al trattamento sarà strettamente connessa alle finalità precedentemente indicate. In ogni caso, i Suoi dati saranno trattati in modo tale da assicurare la loro sicurezza e riservatezza.
Nel trattare i Suoi dati personali FOMAS si impegna a:
- assicurare che tali dati siano corretti ed aggiornati ed effettuare qualsiasi modifica o integrazione da Lei richiesta; adottare misure di sicurezza idonee a garantire una adeguata protezione dei dati, in considerazione dei potenziali impatti che il trattamento comporta sui diritti e le libertà fondamentali dell’interessato;
- notificarle, nei casi e entro le tempistiche previste dalla legge, qualsiasi violazione occorsa a tali dati personali;
- assicurare che il trattamento avvenga in conformità alla legge.
FOMAS si impegna, altresì, a trattare i dati personali nel completo rispetto del principio di correttezza, liceità e trasparenza. Ai sensi del GDPR, FOMAS configura o, comunque, si impegna a configurare i sistemi informativi e i programmi informatici riducendo al minimo l’utilizzazione dei dati personali, in modo da escluderne il trattamento qualora le finalità perseguite possano essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità.
4.Categorie di soggetti a cui potrebbero essere comunicati i Suoi dati personali
I dati personali da Lei forniti non saranno in qualsivoglia modo diffusi o comunicati a terzi non identificati, neppure mettendo tali dati a loro disposizione o rendendoli disponibili alla consultazione. Di contro, per le finalità di cui sopra, i Suoi dati personali potrebbero essere comunicati a soggetti terzi chiaramente identificati, in piena conformità alla legge. In particolare, tali soggetti rientrano nelle seguenti categorie:
- dipendenti e collaboratori del Titolare del trattamento, in quanto personale autorizzato al trattamento;
- autorità pubbliche o private, nazionali o estere, ove legittimamente richiedano tali dati;
- consulenti amministrativi, contabili e legali;
- altre entità facenti parte del Gruppo FOMAS.
I soggetti ricompresi in tali categorie ricoprono la funzione di “Responsabili del trattamento” o operano come “Titolari del trattamento” del tutto autonomi e separati.
5. Trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea
I dati personali saranno conservati e trattati all’intero dell’Unione Europea. In alcuni casi, sarà necessario trasferire i Suoi dati personali al di fuori dell’Unione Europea, in questo caso FOMAS implementerà idonee misure di protezione ai sensi del GDPR. In particolare, FOMAS ha adottato con le sue controllate le clausole contrattuali standard ai sensi degli artt. 44-46 GDPR.
6. Periodo di conservazione
FOMAS conserverà nei propri sistemi i dati personali raccolti per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per conseguire le finalità per cui sono trattati o per adempiere a specifici obblighi di fonte legale o contrattuale, inclusi quelli posti dalle vigenti normative in ambito civile e fiscale. In ogni caso, i Suoi dati saranno comunque conservati da FOMAS per un periodo di tempo non superiore a 10 (dieci) anni dalla cessazione dei rapporti instaurati con la stessa FOMAS.
7.I Suoi diritti
La informiamo che, ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR, Lei può esercitare certi diritti rivolgendosi al Titolare del trattamento. Tali diritti includono:
a)Diritto di accesso: diritto di ottenere conferma dal Titolare del trattamento se sia, o meno, in corso il trattamento dei Suoi dati personali e, ove del caso, diritto di accedere a tali dati e ad ulteriori informazioni circa la loro fonte, le finalità del trattamento, le categorie di dati oggetto del trattamento, i soggetti a cui tali dati saranno comunicati o trasferiti, etc.;
b)Diritto di rettifica: diritto di ottenere dal Titolare del trattamento, senza ingiustificato ritardo, la rettifica di dati personali inesatti o l'integrazione di dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
c)Diritto alla cancellazione (diritto “all’oblio”): diritto di ottenere dal Titolare del trattamento, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei Suoi dati personali se:
- i Suoi dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti;
- Lei ha revocato il consenso al trattamento e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
- i Suoi dati personali sono stati trattati illecitamente;
- i Suoi dati personali devono essere cancellati per adempiere ad un obbligo giuridico.
d)Diritto di opporsi al trattamento: diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento alla cui base vi sia un motivo legittimo del Titolare del trattamento;
e)Diritto di limitazione del trattamento: diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento ove Lei contesti l’esattezza dei dati personali (limitazione per il periodo di tempo necessario al Titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali) o in caso di trattamento illecito e/o se Lei si è opposto al trattamento;
f)Diritto alla portabilità dei dati: diritto di ricevere i Suoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e il diritto di trasmettere tali dati ad un altro titolare del trattamento, ma solo nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso e sia effettuato con mezzi automatizzati;
g)Diritto di effettuare denunce presso autorità di controllo: fermo restando il diritto di instaurare altri procedimenti amministrativi o giudiziari, se ritiene che il trattamento violi le norme in tema di tutela dei dati personali può effettuare una denuncia presso l’autorità di controllo dello Stato Membro in cui Lei abitualmente risiede per lavoro, o dello Stato Membro in cui è avvenuta la presunta violazione.
8.Contatti
Se vuole ottenere ulteriori informazioni circa il trattamento dei Suoi dati personali, o se vuole esercitare i diritti illustrati poc’anzi, contatti cortesemente FOMAS S.p.A. al seguente indirizzo e-mail: privacy@fomasgroup.com.
